prosedur pencatatan surat dokumen masuk dan keluar

A. pengertian surat masuk dan keluar

Surat masuk ialah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/ perusahaan yang berasal dari seseorang ataudari suatu  organisasi.

Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/ dibuat suatu organisasi/ perusahaan untuk dikirim kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok

 kompetensi dasar

3.6 menerapkan pencatatan surat/ dokumen masuk dan keluar

4.6 melakukan prosedur pencatatan surat/ dokumen masuk dan keluar

kegiatan korespondensi atau surat-menyurat merupakan suatau hal yang tidak lepas dalam kegiatan perkantoran. 

kerugian jika tidak adanya penanganan surat yang baik adalah sebagai berikut ;

1. surat dan informasinya bisa hilang

2. kantor menjadi tidak rapi kaena banyak tumpukkn kertas tidak merata

3. surat sulit ditemukan jika dicari kaena letaknya tidak disusun dengan teratur

sedangkan manfaatnya yaitu ;

1. surat akan tercatat dengan baik

2. prosedur penanagan surat

3. surat akan tersimoabn baik hingga mudah ditemukan, dan

4. rahasia akan terjaga

pola kegiatan administrasi

1. pola sentralisasi

pola ini dilakukan secara terpusat di dalam kantor

2. pola desentralisasi

pola ini dilakukan di setiap bagian unit pada sebuah kantor.

C. Perlengkapan dalam penanganan surat

1. baki surat

2. buku agenda surat masuk dan keluar

3. kartu kendali

4. scretaries desk file

5. alat tulis

6. kertas dan ampop

7. alat pembuka surat

8. stempel

9. buku ekspedisi

10. lembar disposisi

D. Prosedur pencataan surat msuk sistem buku agenda

1.penerimaan surat

2. penyortiran surat

3. pencatatan surat

4. pengarahan surat

5. penyampaian aurat

6. penyimpanan surat

E. Penanganan surat keluar sistem buku agenda

1. pembuatan konsep surat

2. persetujuan konsep surat

3. pencatatan surat

4. pengentikan konsep surat

5. pemeriksaan pengetikan

6. penandatanganan surat

7. pemberian cap dinas

8. melipat surat

9. penyampulan surat

10. pengiriman surat

11. peenyimpanan surat

lampiran